Teamorganisert ungdomsskole: Vi løser utfordringene på lavest mulig nivå

Ajer ungdomsskole på Hamar var en skole der «lærerne underviste alene bak lukkede dører i sitt eget klasserom», står det å lese i den nyutgitte boken Team i skolen. Tom Zachariassen, som er medforfatter av boken sammen med Kjell B. Hjertø og Marit Skei Andersen, var en av disse lærerne. Han begynte som adjunkt ved skolen i 1997 og i dag er han rektor. I løpet av disse årene har skolen endret seg betraktelig.

– Før hadde vi 12 kontaktlærere som hadde ansvaret for hver sin klasse og en rekke faglærere som hadde ansvaret for sine fag. Da var det mye større behov for ledelse fra rektors side. Nå jobber alle i team og hele teamet har et felles ansvar for at elevene lykkes både faglig og sosialt, forteller han.

Endringsprosesser er ikke smertefrie

Det var da skolen fikk ny rektor på begynnelsen av 2000-tallet at endringene startet. Sølvi Aas Hallem ønsket at alle ansatte skulle føle et felles ansvar for skolens elever, og startet arbeidet med å organisere skolen som en rendyrket teamskole. I forbindelse med en rehabilitering av skolen i 2005 fikk de også mulighet til å tilrettelegge lokalene på en god måte, slik at de kunne samle elevene i grupper på 60. Men det har ikke bare vært en enkel reise, påpeker Zachariassen. Store omstillinger går sjelden stille for seg. Det gjorde de heller ikke ved Ajer ungdomsskole.

– Det har vært en vei å gå og det har ikke vært problemfritt. Det har vært lange, engasjerte og heftige diskusjoner i kollegiet. Mange syntes for eksempel at det var uvant og utrygt å skulle stilles til ansvar for andres prestasjoner. Men prosessen var preget av saklighet og gjensidig respekt mellom ledelsen og de ansatte, og i dag kunne vi ikke tenkt oss en annen organisering.

Utfordringer løses av teamene

Det er to lærerteam på hvert trinn og hele teamet har et felles ansvar for elevene. I tillegg er det et merkantilt team, et spesialpedagogisk team og et vedlikeholdsteam. Alle teamene har en teamleder, men det er helt flat struktur. Teamlederen har en administratorrolle uten lederansvar. De har også beholdt ordningen med kontaktlærere, men kontaktlæreren «eier» ikke sine elever. Elevene kan selv velge hvilken lærer de vil gå til hvis de har spørsmål eller utfordringer av noe slag. Kontaktlæreren har ansvaret for kommunikasjonen mellom skole og hjem, men på foreldremøtene deltar hele teamet og kan svare på spørsmål i fellesskap. Det er også teamet som løser alle hverdagslige utfordringer i klassen. Det er kun hvis det oppstår utfordringer som de ikke kan løse på egen hånd at de ber skoleledelsen om hjelp. Det gjør at rektor Tom Zachariassen og assisterende rektor Kristine Waters får tid til å jobbe med andre ting.

– Vi har som mål at teamene skal løse utfordringer i fellesskap på laveste mulige nivå i organisasjonen og det lykkes de med. Når lærere henvender seg til oss, kommer de som oftest på vegne av teamet. Tonen er at «vi i teamet har snakket om dette, men vi trenger noen innspill. Kan dere være med å diskutere saken med oss», forteller Kristine Waters.

– Det er vel nesten som å banne i kirken, men jeg opplever at vi har ganske bra med tid både til administrative oppgaver og til pedagogisk ledelse. Det kan selvfølgelig være travle perioder og lange dager, men jeg mener at vi bruker tiden vår til det vi bør bruke tid på, sier Tom Zachariassen.

Fra dine til våre elever

Før endringsprosessen startet var lærerne også medlemmer i team. Men dette var trinn-team. Et trinn-team kunne bestå av fire klassestyrere som hadde ansvaret for en klasse hver. Lærerne følte med andre ord ikke et felles ansvar for alle elevene.

– Som kontaktlærer kunne du få høre fra andre lærere på trinnet at «Nå må du få orden på elevene dine. De oppfører seg dårlig i mine timer». Det skjer ikke lenger. Nå har hele teamet like mye ansvar for hele elevgruppen og du får hjelp fra kollegene dine hvis du trenger det. Nå heter det våre elever, ikke mine og dine elever. Det er en veldig stor forskjell i en skole, sier Zachariassen.

Årlige teamundersøkelser

Når skolen er organisert i team, er det viktig å følge opp at teamene fungerer godt. Et viktig verktøy er den årlige teamundersøkelsen. Det er en anonym spørreundersøkelse hvor de ansatte svarer på spørsmål om hvordan teamet de er medlem av fungerer.

– Resultatene er basert på hva de selv mener om hvordan teamet fungerer. Teamene bruker undersøkelsen for å videreutvikle teamet og det gjør de i samarbeid med oss i ledelsen. Da diskuterer vi om det er noe de må ta tak i eller gjøre annerledes for å lykkes bedre, forteller Zachariassen.

– I starten la vi fram alle resultatene i plenum. Da ble det veldig synlig hvilke team som fungerte godt og hvilke som ikke fungerte så bra. Det var ikke meningen. Dette handler ikke om bli det beste teamet på skolen, men at teamene skal få et verktøy for å videreutvikle seg.

Hva slags tilbakemeldinger kommer fram i teamundersøkelsen?

– Det handler mye om opplevelsen av tillit, trygghet og kommunikasjon i teamet. I et godt team har man psykologisk trygghet. Medlemmene kan vise engasjement og de kan ha diskusjoner uten at det blir konflikter av det. Det er disse teamene som ofte lykkes best.

Teamkontrakt som forplikter

Alle teamene har en teamkontrakt. Teamkontrakten inneholder en oversikt over alle arbeidsoppgavene i teamet og hvem som har ansvaret. Det er teamet selv som fordeler oppgaver og ansvar. I kontrakten konkretiserer de for eksempel hvem som har ansvaret for utarbeiding av timeplan, hvem som innkaller til utviklingssamtaler og hvem som skal lede teammøter.

– Teamkontraktene er en avtale innad i teamet og den forplikter. Hvis noen i teamet ikke gjør det som er avtalt, må teamet ta opp dette med vedkommende og spørre om årsaken og om vedkommende kanskje trenger hjelp, sier Kristine Waters.

I tillegg inneholder teamkontrakten en rekke momenter som handler om hvordan de skal fungere som team, for eksempel hva slags møteledelse de skal ha, hva som skal være teamleders rolle, hvordan de skal snakke til hverandre, hvordan de skal lære av hverandre og hvordan de skal bruke fellestiden som er satt av til utvikling.

– Det er veldig viktig å snakke om hvordan man skal være som team, hvordan vi skal oppføre oss mot hverandre og hvordan vi løser utfordringer. Da er det enklere å ta opp saker hvis det er noe som glipper i forhold til teamkontrakten, sier Waters

Lederteamet har også oppfølgingssamtaler med teamene halvveis i året, etter at elevene har svart på elevundersøkelsen.

– Da går vi gjennom teammandatet sammen og spør: er målene nådd og hva kan vi eventuelt gjøre for å utvikle oss videre, sier Kristine Waters.

Det å jobbe i team kan være utfordrende. Hender det at det skjærer seg fullstendig i et team?

– Ja, det hender. Da setter vi oss ned sammen med dem for å finne løsninger. Hvis det ikke løser seg, må vi endre teamsammensetning, men det skjer ikke ofte, sier Tom Zachariassen.

Må ha felles kultur og mål for hele skolen

Har dere som skoleledelse andre lederutfordringer når skolen er organisert på denne måten? 

– Ja, vi jobber med å lede team og da må vi tenke på hva som trengs for å få teamene til å fungere og hva de trenger av støtte, sier Zachariassen.

– Og fordi teamene er så sterke og autonome enheter, kan det være en utfordring å skape en felles kultur for hele skolen og få teamene til å styre mot felles mål, sier Waters.

Hvordan gjør dere det?

– Vi bruker blant annet fellestiden for alle ansatte til å trekke linjene, gjennomgå utviklingsplanen og forankre saker før vi går videre. Og innimellom setter vi sammen grupper fra ulike team for å bygge relasjoner på tvers i organisasjonen, sier Waters.

– Det er en utfordring for enhver teamskole å opprettholde en felles kultur og identitet og en felles forståelse av hvordan de ulike teamene skal gjøre ting. Teamene er så autonome at det blir litt forskjellig hvordan man gjør det. Da kan det være en fare for at vi ikke har en helt felles måte å gjøre ting på, fordi man gjør det forskjellig på hvert team, sier Tom Zachariassen.

På hvilken måte er det best for elevene?

Målet med teamorganiseringen må være at det skal være til det beste for elevene. Hvordan er det bedre for elevene at skolen er organisert i team?

– Elevene får flere lærere å spille på. De opplever at de har et team av lærere som er tett på dem og som bryr seg om dem og som de kan gå til med smått og stort. Det gjør noe med tryggheten og trivselen til elevene, og det er et godt grunnlag for læring, sier Kristine Waters.

– Og det er en stor fordel at lærerne i teamet kjenner et felles ansvar for elevene. Lærerne samarbeider mye og tett om undervisningen, de snakker mye sammen om elevene og de er gjensidig avhengig av hverandre for å lykkes – og det kommer elevene til gode, sier Tom Zachariassen.

Hva er mest krevende med å lede en teamorganisert skole?

– Det er når et team ikke fungerer. Da er det som regel en personkonflikt som har utviklet seg over tid og det kan være utfordrende å løse. Og ellers har vi selvfølgelig de samme utfordringene som andre skoler, men jeg tror at vi har færre utfordringer fordi teamorganiseringen fungerer så bra. Teamene samarbeider godt og de rapporterer om høy jobbtilfredshet og at de lærer mye av hverandre i teamene. Det gjør også at jeg opplever jobben som skoleleder som positiv og givende og at jeg har en god arbeidshverdag som rektor, sier Tom Zachariassen.

Team for 9. trinnet

Kontaktlærerne Gudmund Velle, Nina-Camilla Helmen og Marthe Fjeldstad utgjør halvparten av det ene teamet på 9. trinnet ved Ajer ungdomsskole. I tillegg til dem består teamet av to andre kontaktlærere og en barne- og ungdomsarbeider. En av lærerne har også rollen som teamleder, men teamleder har ikke lederansvar overfor de andre.

– Vi har en helt flat struktur i teamet, men teamlederen har en del administrative oppgaver i tillegg. Det er for eksempel hun som organiserer møtene og videreformidler meldinger til oss fra ledelsen. I vårt team er det også hun som lager timeplan, men det kan variere fra team til team hvordan de organiserer dette, sier Marthe Fjeldstad.

Dere er ett av de to teamene som har ansvar for 9. trinnet. Hvor lenge har dere vært et team?

– Teamene følger elevgruppen fra 8. til og med 10. trinnet, så dette er det andre året vi jobber sammen. Men det blir ofte litt endringer på teamene underveis. Marthe kom inn i teamet i høst, fordi en annen lærer gikk ut i permisjon. Vi endrer også teamene når vi har fulgt et elevkull gjennom skoletiden. Da unngår vi at det blir evigvarende team med de samme medlemmene hele tiden, sier Gudmund Velle.

Nina-Camilla Helmen er relativt nyutdannet. Da hun begynte på Ajer ungdomsskole for snart to år siden, var det hennes første lærerjobb.

– Som nyutdannet er det veldig positivt at skolen er organisert i team. Det føles trygt å komme inn i et team av erfarne lærere og få muligheten til å lære av dem som har jobbet lenge i skolen, sier hun.

Hvordan jobber dere i teamet?

– Vi har teammøter en gang i uken og alle kan melde inn saker de ønsker å ta opp på møtet. Vi får også innspill fra ledelsen på saker som vi må ta stilling til. Veldig mye av tiden går også med til å diskutere elevene, sier Nina-Camilla Helmen.

Teamet har et felles ansvar for alle de 60 elevene i klassen. Hvordan fungerer det i praksis?

– Hver av oss er kontaktlærer for 15 elever og har utviklingssamtaler med disse. Men vi ser på alle elevene som et felles ansvar for teamet, forteller Marthe Fjeldstad.

– Elevene kan ha en tettere relasjon til en annen lærer i teamet enn kontaktlæreren. Det er helt opp til elevene hvem de henvender seg til. Det er ikke nødvendigvis de jeg er kontaktlærer for som jeg har mest kontakt med, utdyper Gudmund Velle.

Er det utfordrende på noen måte å være organisert i team?

– Ja, det er både fordeler og ulemper. Når det er så mange som 60 elever er det vanskeligere å bygge et felles miljø i klassen. Samtidig er det en fordel at elevene har flere lærere de kan knytte seg til og vi lærerne kan støtte hverandre og samarbeide på en god måte. Det er også en fordel at vi er et team av lærere som kan svare på spørsmål på foreldremøtene, sier Marthe Fjeldstad.

Hvordan gjør dere det når dere underviser i fag. Hvordan deles klassen opp da?

– De er stort sett delt i to klasser med 30 elever i hver gruppe. Men i enkelte fag er det 20 i gruppen. Så antallet elever varierer litt mellom ulike fag, men det er sjelden flere enn 30 elever, sier Gudmund Velle.

Føler elevene at de går i klasse med 60 elever?

– Det er jeg usikker på. 30 gruppene er faste, mens 20 gruppene går på kryss og tvers av 30 gruppene. Elevene vil gjerne at alle 60 skal være en klasse og de er opptatt av at de skal gjøre ting sammen. Men samtidig hender det at de sier at «Skal den andre klassen være med?». Og da tenker de på den andre 30 gruppen, sier Nina-Camilla Helmen.

Det er sikkert godt for elevene at de føler at de har flere lærere de kan gå til. Men det krever at dere kommuniserer godt innad i teamet?

– Ja, det gjør det absolutt. Og i tillegg til de ukentlige møtene bruker vi mail og teams. Jeg føler at vi er på teams hele tiden, sier Nina-Camilla Helmen.

Hvor viktig er det at teamet fungerer godt for at dette skal lykkes?

– Det er veldig viktig både for oss og for elevene. De må oppleve at vi står samlet som en enhet og vite hva som forventes av dem, uansett hvem av lærerne de forholder seg til, sier Nina-Camilla Helmen.

Det kan være en konstant utfordring å få et team til å fungere godt. Hva gjør dere for at teamet skal fungere godt?

– Jeg tror at vi har vært heldige. Teamet fungerer veldig bra og vi har en felles forståelse av hvordan vi vil ha det. Jeg har også vært på team som ikke fungerer så godt og da er det krevende å samarbeide, sier Gudmund Velle.

– Vi har ulike meninger og synspunkter, men jeg tror at alle kjenner en trygghet på at alle vil det beste for elevene. Når vi argumenterer mot hverandre, så gjør vi det fordi vi ønsker det beste for elevene. Da er det enklere å gi hverandre rom for uenighet og lytte til hva de andre mener, sier Nina-Camilla Helmen.

– Det er viktig å være rause med hverandre i et team og det synes jeg at vi er, sier Marthe Fjeldstad.

Dere svarer på en teamundersøkelse en gang i året. Hvordan bruker dere resultatet av denne undersøkelsen?

– Vi har egentlig ikke brukt den så mye. Undersøkelsen bekrefter at vårt team fungerer godt og at vi er samstemte og trives i teamet. Men undersøkelsen kan selvfølgelig avdekke hvis det er noen som er misfornøyde og da hadde vi nok brukt undersøkelsen i større grad, sier Nina-Camilla Helmen.

Det er et prinsipp ved skolen at utfordringer skal løses på lavest mulig nivå. Fungerer det slik i praksis?

– Ja, det gjør det. Men samtidig er det en balansegang hvor mange oppgaver som det er hensiktsmessig å løse i teamene. Det handler om hva som er riktig tidsbruk for lærerne, sier Gudmund Velle.

Vil dere anbefale andre skoler å organisere kontaktlærerne i team med felles ansvar for så store elevgrupper?

– Ja, det er fordeler med en slik teamorganisering både for elever, lærere og foreldre. Men det er noen fallgruver også. Et team kan bli som en skole i skolen, slik at det kan bli mange småskoler uten en felles kultur. Det er viktig å være klar over dette, slik at man også bygger et fellesskap for hele skolen. Det er også viktig å bytte på sammensetningen av teamene, slik at det ikke blir de samme teamene år etter år, sier Marthe Fjeldstad.

Slik ble Ajer ungdomsskole en teamorganisert skole

Ajer ungdomsskole er en av tre ungdomsskoler i Hamar kommune. Skolen er en rendyrket teamskole. Det er to lærerteam på hvert trinn i 8., 9. og 10. trinn. Det vil si at det er 6 lærerteam som har ansvaret for ca. 60 elever hver. Teamene omtales som eks. 8.1 og 8.2 teamet. Hvert team har egen base med undervisningsrom, to grupperom og et stort arbeidsrom. I tillegg er stab og støttefunksjoner også organisert i team. Rektor og assisterende rektor er teameiere. Rektor er teameier for merkantilt team, spesialpedagogisk team, vedlikeholdsteam og 10.1 og 10.2 teamet. Assisterende rektor er teameier for 8.1, 8.2, 9.1 og 9.2 teamet.

Før Ajer ungdomsskole gikk over til teambasert organisering, kunne samarbeidskulturen ved skolen beskrives som tradisjonell trinntenkning preget av individualisme og lite opplevd felles ansvar for skolens elever og utviklingsarbeid. På begynnelsen av 2000-tallet ønsket skoleledelsen å endre på dette. I forbindelse med rehabilitering av skolen i 2005 ble arbeidet med å utvikle Ajer ungdomsskole til en rendyrket teamskole startet. Skolen knyttet kontakt dr.oecon Kjell B. Hjertø, som sammen med skolens ledelse og ansatte samarbeidet om den nye organiseringen. Dette er i store trekk det de gjorde:

Lærerne ble organisert i to team per trinn. Teamene ble satt sammen slik at lærerne i teamet dekket de fleste fagene. Målet var å rendyrke teamene, slik at lærernes undervisningstid i størst mulig grad gikk til opplæring for den samme elevgruppen og bedre relasjonene mellom elever og lærere. Skolen ga lærerne i teamet det kollektive ansvaret for hele gruppens elevprestasjoner. En viktig ambisjon med teamorganiseringen var at lærerne skulle lære mer av hverandre og trives bedre i jobben. Gjennom det kollektive ansvaret som ble lagt på teamet, og at lærere og elever nå fikk mange undervisningstimer sammen, ønsket skolen også å oppnå bedre relasjoner mellom elever og lærere.

Skoleledelsen setter felles mål for alle teamene samt at teamene setter sine egne mål sammen med sin teameier. Samtlige lærere i teamet deler ansvaret for hvordan det går med måloppnåelsen.

Rektor Tom Zachariassen oppsummerer Ajermodellen i følgende 21 punkter:

1.Tydelig struktur: Teamorganisering er gjennomført i hele organisasjonen og trinnene deles inn i 2 grupper a 60 elever med fire eller fem kontaktlærere.

2.Tett samarbeid – felles refleksjon: Det settes av teamtid hver uke til der teamene skal jobbe sammen om utviklingen av et trygt og godt skole- og læringsmiljø. Samarbeid om planlegging, gjennomføring og refleksjon av opplæringen sikrer utvikling av praksis.

3.Teammandat – skolens mål og teamets mål: Skolen utarbeider felles mål som alle teamene skal strekke seg etter, i tillegg setter teamene sine egne mål basert på kjennskapen til elevene, deres opplevelser og prestasjoner. Måles ofte ved bruk av indikatorer fra elev- og foreldreundersøkelse.

4.Teamkontrakt: Teamet fordeler arbeidsoppgaver og ansvarsområder basert på teammedlemmenes ønsker og kvalifikasjoner. Styrer det indre livet i teamet og skal sikre god læring og trivsel i teamet. Kjøreregler for hvordan man snakker sammen og hvordan man tar avgjørelser i teamet. Felles ansvar!

5.Teamleder: Ingen lederjobb i organisasjonen, men et bindeledd til ledelsen og en koordinator i teamet.

6.Felles ansvar – gjensidig avhengighet: Dette er to av de sentrale elementene for teamene ved Ajer ungdomsskole: Et team er en relativt autonom arbeidsgruppe på minst tre personer som i høy grad arbeider gjensidig oppgaveavhengig av hverandre over tid, som i stor grad er felles, eksternt ansvarlige for å innfri gruppens resultatmål, og hvor teammedlemmenes relasjoner er gruppens grunnleggende bestanddel (Hjertø, 2013a)

7.Løsningsorientert, fleksibelt og støttende: Dette er viktige fremvoksende egenskaper i team som lærer og trives sammen – og oppnår gode elevresultater.

8.Tillit og trygghet: Dette er også viktige fremvoksende egenskaper i team som lærer og trives sammen – og oppnår gode elevresultater.

9.Forpliktelser og åpenhet: Den gjensidige avhengigheten over tid, gir sterke forpliktelser overfor hverandre og åpenheten hindrer «gratispassasjerer» i teamene.

10.Samarbeid og arbeidsfordeling: Se punkt 4. om teamkontrakt.

11.Åpenhet for nye ideer og kreativitet: Team som viser kreativitet og er åpne for nye ideer oppnår bedre elevresultater.

12.Mandatet for teamet er godt og klart: Teamundersøkelser gjennom 15 år viser at team som ofte tar fram mandatet, og minner hverandre på de langsiktige målene, vil oppnå gode resultater.

13.Teamet har en god teamleder (god møteleder): Møteledelse kan gå på rundgang og jobben som teamleder kan rulleres på hvert år om teamet ønsker det. Som regel har samme person teamlederjobben gjennom tre år (8. – 10. trinn). Skolen ønsker at alle som ønsker det skal få prøve seg i teamlederrollen og praktiserer en rullering.

14.Teammedlemmene verdsetter ulikhet og er ikke fordomsfulle: Mangfold er berikende og alle vil hverandre vel – godt lagarbeid forutsetter at alle bidrar med sin kompetanse, og at den blir verdsatt av de andre på teamet og av andre kollegaer.

15.Det er trygghet i teamet: Eventuelle konflikter tas åpent opp i teamet og feies ikke under teppet. Heftige diskusjoner og saklig uenighet bringer teamet framover – til utprøving av nye metoder og nye erkjennelser. Trygge team gir høy jobbtilfredshet og bidrar med stor sannsynlighet til økt læring for elevene.

16.Alle i teamet bidrar og vil noe: «Gratispassasjerer» lever farlig på team som opplever gjensidig avhengighet og felles ansvar.

17.Det er en god og klar fordeling av oppgaver og ansvar i teamet: Krever god tid i etableringsfasen og en gjennomarbeidet teamkontrakt (se punkt 4).

18.Teammedlemmene viser innsatsvilje og engasjement: Team som jobber for hverandre og for elevene med «hjerte utenpå drakta» vil lykkes oftere.

19.Teammedlemmene trenger hverandre og jobber for hverandre: Opplevelse av gjensidig avhengighet og felles ansvar på teamene har økt gradvis siden oppstarten i 2007 og er nå gjennomgående meget høy på alle teamundersøkelser.

20.Prioriterer problemløsning og beslutningstaking foran løst snakk: Sakslister utarbeides til alle teammøter og teamkontrakten fordeler ansvar og oppgaver og sørger for effektiv bruk av dyrebar fellestid for teamene.

21.Det gjennomføres evaluering av leveranse, læring og trivsel av team og teameier: Hvert år gjennomføres en vitenskapelig «Teamundersøkelse» som legges fram til alle teamene hver for seg. Hvert team får se egne resultater på læring og jobbtrivsel i teamet, målt opp mot gjennomsnittet av de andre teamene på skolen. Resultatene brukes av teamene selv, i samarbeid med teameier, i arbeidet med å utvikle samarbeidet på teamet videre. Tilbakemeldingene fra teamundersøkelsen gir retning når teamet setter nye mål for samarbeidet og etablerer ny teamkontrakt for kommende år.