Elektronisk fakturamottak

Det er innført Visma dokumentsenter med elektronisk fakturaflyt i Skolelederforbundet. Det fungerer som følger:

Alle fakturaer til skolelederforbundet skal sendes oss i EHF format (Elektronisk Handelsformat). Fakturaene blir så sendt ut på flyt til fylkeslagene for godkjenning. Etter at de er godkjent kommer de tilbake til økonomiavdelingen hvor de blir kontrollert sentralt, og dernest lagt til remittering påfølgende fredag.

Formålet med digitaliseringen er å forenkle prosessen ute i fylkeslagene og i sekretariatet. Attestering kan lett foretas på Iphone, Ipad,  android eller nettbrett . Manual for nedlastning og bruk av Approval er utarbeidet

Ved bestilling av varer, møtelokaler, hoteller mm skal EHF faktura sendes Skolelederforbundet som beskrevet under, med minimum 20 dagers betalingsfrist.

Leverandører vil finne nødvendig info i Elma registeret (Elektronisk mottaker adresseregister), dere finner informasjonen blant annet i denne artikkelen

I dette eksemplet har vi brukt Oslo Fylkeslag. Den optiske tolken forstår ikke at Oslo Fylkeslag faktisk er ett fylkeslag. Men den forstår at Avd: 20 er en avdeling som har Oslo Fylkeslag som navn. Det må altså fremkomme fylkeslagets Avdeling på fakturaen. Videre må aktiviteten og navn fremkomme. I dette eksempelet har vi valgt Styremøte som skal skrives på «Deres referanse», men det kunne like gjerne vært: årsmøte, forhandlinger, fylkeskonferanse eller gave.

EHF faktura Org.nr. 970 149 406

Skolelederforbundet

Avd: 20 Oslo

Postboks 9030 Grønland

0133 Oslo

Deres ref: Nilsen styremøte